Tietosuojapolitiikka sisältää seuraavat osat:
Mitä henkilötietoja keräämme
Henkilötietoja kerätään normaalisti suoraan sinulta tai luodaan samassa yhteydessä kun käytät palveluitamme ja tuotteitamme. Joskus tarvitsemme lisätietoja tietojen pitämiseksi ajan tasalla tai varmistaaksemme että keräämämme tiedot pitävät paikkansa.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jakaa seuraaviin luokkiin:
- Tunnistetiedot: henkilötunnus ja nimi. Olemme velvollisia keräämään tällaisten tietojen asiakirjat, esimerkiksi passin, henkilötodistuksen tai ajokortin kopion muodossa.
- Yhteystiedot: Puhelinnumerot ja osoitteet, mukaan lukien postiosoite – ulkomaisten osoitteiden osalta myös kotimaa.
- Taloudelliset tiedot: sopimuksen tyyppi, kaupankäyntitiedot.
- Lainsäädännön vaatimat tiedot: verotuksellinen kotipaikka ja tiedot jotka tarvitaan asiakkaan tuntemista (KYC) ja rahanpesun estämistä varten (AML).
Henkilötiedot jotka voimme kerätä suoraan sinulta
- Keräämme tiedot jotka annat suoraan meille. Uutena asiakkaana pyydämme sinulta henkilötietoina esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä tiedot tuloista ja veloista, jotta voimme tarjota sinulle tuotteen tai palvelun joka kiinnostaa sinua ja soveltuu sinulle.
- Garantum kerää myös tietoja, jotka ilmoitat meille esimerkiksi palautteen tai muun vuorovaikutuksen kautta digitaalisissa kanavissamme. Lisäksi puhelinkeskusteluja voidaan tallentaa ja rekisteröidä tilausten ja asiakirjojen todentamiseksi sekä laadun parantamiseksi. Turvallisuussyistä meillä voi olla kameravalvonta toimistoissamme.
Henkilötiedot, jotka voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:
- Julkiset tai muut ulkoiset saatavilla olevat lähteet: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esimerkiksi väestörekisteri, veroviranomaisten rekisterit, yritysrekisterit ja lainvalvontaviranomaisten rekisterit), pakotelistat (kansainvälisissä järjestöissä kuten EU), luottotietoyritysten ja muiden kaupallisesti toimivien tiedontuottajien rekisterit koskien esimerkiksi tosiasiallisia edunsaajia ja poliittisesti vaikutusvaltaisia (PEP) henkilöitä.
- Muilta Garantum -konserniin kuuluvilta yrityksiltä tai yrityksiltä, joiden kanssa teemme yhteistyötä.
Miten ja millä oikeudellisella perusteella voimme käyttää henkilötietojasi
Käytämme henkilötietojasi täyttääksemme lakisääteisiä velvoitteita ja sopimusvelvoitteita, ja antaaksemme sinulle tarjouksia, sijoitusneuvontaa ja muita palveluja.
Palvelu- ja tuotesopimusten allekirjoittaminen ja hallinnointi (sopimusten täyttäminen)
Henkilötietojen käsittelyprosessimme päätavoitteena on kerätä, tarkistaa ja käsitellä henkilötietoja sekä ennen että sopimuksesi allekirjoitushetkellä, kuten kirjata, hallinnoida ja täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteet.
Esimerkkejä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä:
- Arvopaperisäilytyksen avaaminen
- Asiakaspalvelu sopimuskauden aikana
- Oikeudellisten vaatimusten määrittäminen, niihin vetoaminen tai puolustaminen
Vaatimusten täyttäminen ja oikeudelliset velvoitteet
Sopimusten täyttämisen lisäksi käsittelemme henkilötietoja myös täyttääksemme velvoitteet joita meillä on lakien, asetusten tai muiden viranomaispäätösten perusteella.
Esimerkkejä tietojen käsittelystä, jotka johtuvat oikeudellisista velvoitteista:
- Asiakkaan tunteminen: toimenpiteet rahanpesun, terrorismin rahoituksen ja petosten ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi ja tutkimiseksi
- Kirjanpitolainsäädäntö: raportointi veroviranomaisille, poliisiviranomaisille, ulosottoviranomaisille ja valvontaviranomaisille
- Riskien hallinta liittyen esimerkiksi vakavaraisuuteen ja vakuutuksiin
- Muita velvoitteita, jotka liittyvät erityislainsäädännön soveltamisalaan kuuluviin tuotteisiin ja palveluihin, kuten arvopaperit, sijoitusrahastot ja vakuutukset
Markkinointi, tuote- ja asiakasanalyysi (oikeutettu etu)
Henkilötietoja käsitellään myös markkinoinnin sekä tuotteiden ja asiakkaiden analysoinnin yhteydessä. Tämän käsittelyn tarkoitus on osittain markkinointi, osittain prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus. Teemme tämän parantaaksemme tuotevalikoimaamme ja optimoidaksemme tarjontaamme.
Suostumus
Lopuksi voi olla tilanteita, jolloin pyydämme suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn. Tämä voi esimerkiksi koskea tiettyjen henkilötietoluokkien käsittelyä. Suostumus tulee sisältämään tiedot erityisestä tietojenkäsittelystä. Jos olet hyväksynyt henkilötietojesi käsittelyn, voit aina peruuttaa suostumuksen.
Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi
Voimme jakaa henkilötietosi muiden kanssa, kuten viranomaisten, Garantum -konsernin yritysten, alihankkijoiden ja liikekumppaneiden kanssa. Ennen tietojen jakamista varmistamme aina, että noudatamme rahoitusalaa koskevia salassapitovelvoitteita.
Kun toimitamme palveluita ja täytämme sopimuksia, meidän on joskus annettava tietoja sinusta. Jos olet esimerkiksi pyytänyt meitä tekemään rahavarojen tai arvopapereiden siirron, meidän on annettava tiettyjä tietoja sinusta siirron suorittamiseksi.
Kolmannet osapuolet ja Garantumin konserninyritykset
Kun toteutamme palveluitamme, kuten esimerkiksi maksutoimeksiantoa, annamme sinusta tietoja joita tarvitaan sinun tunnistamiseen ja toimeksiannon suorittamiseen tai sopimuksen täyttämiseen yrityksille joiden kanssa teemme yhteistyötä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tietojen ilmaisemista käyttämällä turvallisia tunnistusratkaisuja kyseisessä maassa ja tietojenvaihtoa rahoitusalan vastapuolten, kuten pankkien, maksunsaajien ja selvitysyhteisöjen välillä.
Toimitamme myös henkilötietoja viranomaisille siltä osin kuin meillä on lakiin perustuva velvollisuus tehdä niin. Tähän kuuluvat esimerkiksi asianomaisten maiden veroviranomaiset ja valvontaviranomaiset.
Lisäksi tarjoamme tietoja, joko suostumuksesi perusteella tai mikäli se on lain tai muun viranomaisnormin perusteella sallittua sisäisesti Garantum -konsernissa tai muille yritykselle joiden kanssa teemme yhteistyötä. Palvelumme tarjoamiseksi voimme myös antaa henkilötietoja esimerkiksi vakuutusyhtiöille.
Olemme allekirjoittaneet sopimuksen valittujen palveluntoimittajien kanssa, ja nämä sopimukset sisältävät säännöksiä henkilötietojen käsittelystä meidän lukuumme. Palveluntoimittajia voi olla esimerkiksi tietotekniikkajärjestelmien kehittämisessä, ylläpidossa, käytössä ja tukena.
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin
Tietyissä eritystapauksissa voimme luovuttaa henkilötietoja organisaatioille nk. kolmansissa maissa (maat jotka eivät kuulu Euroopan talousalueeseen, ETA). Tällaisia tietojen luovutuksia voidaan tehdä, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy:
- EU:n komissio on päättänyt, että kyseisessä maassa on asianmukainen tietosuojan taso tai muita asianmukaisia tietosuojatoimenpiteitä on toteutettu.
- Kyse on poikkeuksesta erityisessä tilanteessa, esimerkiksi sopimuksen täyttäminen kanssasi tai jos annat suostumuksesi tiettyyn tietojen luovutukseen.
Kuinka suojelemme henkilötietojasi
Henkilökohtaisten tietojesi suojaaminen turvallisesti ja varmasti on keskeinen osa tapaamme harjoittaa liiketoimintaamme. Olemme ottaneet käyttöön asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallinnolliset turvatoimenpiteet suojaamaan meillä olevia tietoja hukkaamista, väärinkäyttöä ja luvatonta käyttöä, muuttamista ja hävittämistä vastaan.
Sinun oikeutesi tietosuojakysymyksissä
Rekisteröityneenä henkilönä sinulla on oikeuksia henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä. Sinulla on seuraavat oikeudet:
Oikeus pyytää pääsyä omiin henkilötietoihin
Sinulla on oikeus päästä tutustumaan meillä oleviin omiin henkilötietoihisi. Monissa tapauksissa nämä tiedot ovat jo saatavilla tarjolla olevissa verkkopalveluissamme. Pääsyoikeuttasi voi kuitenkin rajoittaa lainsäädäntö, muiden ihmisten yksityisyyden suoja ja Garantum -konsernin liiketoimintamallin ja liiketoimintakäytäntöjen suoja. Garantum -konsernin tietotaidon, liikesalaisuuksien sekä sisäisten arvioiden ja raporttien osalta käyttöoikeus voi olla rajoitettu.
Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista
Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen oikaisemista lain tai muun sääntelyn rajoitusten puitteissa.
Oikeus pyytää tietojen poistamista
Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietosi poistetaan, jos
- Olet peruuttanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, eikä käsittelyyn ole muuta oikeudellista perustaa
- Vastustat henkilötietojen käsittelyä, eikä käsittelyn jatkamiseen ole oikeutettua syytä
- Vastustat henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksessa
- Henkilötietojen käsittely on laitonta, tai
- Henkilötietojen käsittely koskee alaikäistä, jos tieto kerätään tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Rahoitussektorin lainsäädännön johdosta meillä on monissa tapauksissa velvollisuus pitää henkilötietosi sinä aikana, jona olette asiakkaamme ja myös sen jälkeen, esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisten vaatimusten täyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
Jos kiistät rekisteröityjen tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn laillisuuden tai jos olet käyttänyt oikeuttasi vastustaa tietojen käsittelyä, voit pyytää, että rajoitamme näiden tietojen käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Käsittely on rajoitettu vain säilyttämiseen, kunnes tietojen korjaus on suoritettu tai kunnes voidaan todeta, että oikeutetut intressimme ovat ensisijaisia suhteessa sinun etuja kohtaan.
Jos sinulla ei ole oikeutta vaatia sinua koskevien rekisteröityjen tietojen poistamista, voit pyytää sen sijaan että näiden tietojen käsittely rajoitetaan vain säilyttämiseen. Jos sinua koskevien rekisteröityjen tietojen käsittelyä tarvitaan vain oikeudelliseen vaatimukseen vastaamiseen, voit myös vaatia, että mikä tahansa muu näiden tietojen käsittely rajoitetaan vain säilyttämiseen. Voimme käsitellä tietojasi muihin tarkoituksiin, jos se on välttämätöntä oikeudelliseen vaatimukseen vastaamiseksi tai jos olet antanut suostumuksesi.
Voit vastustaa Garantumin oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
Voit aina vastustaa henkilökohtaisten tietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.
Tietojen siirrettävyys
Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilökohtaiset tietosi koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä koskee vain henkilötietoja, jotka käsitellään automaattisesti suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi. Mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista, voimme myös siirtää henkilötiedot myös toiselle henkilötiedoista vastaavalle.
Pyyntösi yllä mainittujen oikeuksien käyttämisestä arvioidaan tapauskohtaisesti kulloinkin vallitsevien olosuhteiden perusteella. Huomaa, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi tarvittaessa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, vastataksemme oikeudelliseen vaatimukseen tai noudattaaksemme / toteuttaaksemme sopimuksiamme.
Evästeet (Cookies)
Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivujemme käyttöä koskevia tietoja. Liikennetiedot ovat tietoja, jotka on linkitetty verkkosivujen kävijöihin ja tietoihin joita käsitellään viestintäkentissä tietojen lähettämiseksi, jakamiseksi ja viestinnän mahdollistamiseksi.
Käytämme evästeitä ja vastaavia teknologioita toimittaaksemme tuotteita ja palveluita sinulle, tarjotaksemme turvallisen verkkoympäristön, hallitaksemme markkinointiamme ja antaaksemme sinulle paremman internet-kokemuksen, seurataksemme sivuston suorituskykyä ja tehdäksemme web-sivujemme sisällöstä merkityksellisempää sinulle. Tietoja ei käytetä yksittäisten käyttäjien tunnistamiseen, paitsi kun kyse on Garantumin internetportaaliin kirjautuneista asiakkaista.
Voit valita evästeiden sallimisen tai hylkäämisen selaimen asetuksissa. Jos et hyväksy evästeitä, voit silti käyttää sivustoja ja joitain palveluja, mutta sivustomme joidenkin tiettyjen toimintojen sekä osien ja palvelujen käyttö voi olla hyvin rajoitettua.
Kuinka kauan käsittelemme sinun henkilötietoja
Tallennamme tietosi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoituksen jota varten ne on kerätty ja käsittely, tai niin kauan kuin lainsäädäntö ja muut viranomaisnormit tätä edellyttävät.
Tämä tarkoittaa sitä, että tallennamme tietosi niin kauan kuin se on välttämätöntä sopimuksen täyttämiseksi ja niin kauan kuin lainsäädännön ja asetusten tietojen säilytysaikoja koskevat vähimmäisvaatimukset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietosi muuhun tarkoitukseen kuin sopimuksen täyttämiseen, esimerkiksi rahanpesun estämistä koskevien vaatimusten täyttämiseen tai kirjanpidon ja vakavaraisuussääntöjen perusteella, säilytämme tiedot jos se on välttämätöntä ja / tai sitä vaaditaan kyseiseen tarkoitukseen joko lainsäädännön tai muun viranomaisnormin perusteella.
Säilytysaikojen vaatimukset vaihtelevat Garantum -konsernin sisällä kansallisen lainsäädännön mukaan.
Joitakin esimerkkejä tilanteista, jotka edellyttävät tietojen tallennusta:
- Rahanpesun, terrorismin rahoituksen ja petosten estäminen, havaitseminen ja tutkiminen: vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai suoritetun yksittäisen tapahtuman jälkeen
- Kirjanpitolainsäädäntö: jopa 10 vuotta
- Sijoituspalveluja ja vakuutuspalveluja sekä tuotteita koskeva erityislainsäädäntö: enintään seitsemän vuotta
- Sopimuksen täyttämiseen liittyvät tiedot: Enintään kymmenen vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen jotta mahdollisesti esitettäviin vaatimusten voidaan vastata (rajoituksia koskevat säännöt)
Yllä olevat ovat vain esimerkkejä, vähimmäissäilytysaikavaatimukset voivat poiketa maasta toiseen.
Miten Garantumin tietosuojapolitiikan ja evästeitä koskeviin käytäntöihin tehdään muutoksia
Pyrimme jatkuvasti parantamaan ja kehittämään palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivuja, ja siksi tämän tietosuojapolitiikan sisältö voi muuttua ajan myötä. Emme tule rajoittamaan oikeuksiasi tämän tietosuojapolitiikan tai voimassaolevan tietosuojalainsäädännön perusteella niissä maissa, joissa toimimme. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme asiasta selkeällä tavalla silloin kun meillä on siihen velvollisuus sovellettavan lain mukaan. Suosittelemme tutustumaan tietosuojakäytäntöömme myös aika ajoin, jotta pysyt ajan tasalla mahdollisista muutoksista.
Tätä tietosuojapolitiikkaa on päivitetty viimeksi 01.05.2018.
Ota meihin yhteyttä
Garantum Invest AB tytäryhtiöidensä kanssa noudattaa Ruotsin tietosuojalainsäädäntöä ja on vastuussa henkilötietojen käsittelystä edellä kuvatulla tavalla. Jos sinulla on kysyttävää tai näkökulmia tietosuojakäytännöistämme, ota yhteyttä tietosuojavastaavaan (Data Protection Officer).
Garantum Invest AB
Att. Data Protection Officer
Box 7364, 103 90 Stockholm
Puhelin: +46 8 522 550 00
Sähköposti: GDPR@garantum.se